(五)
某办公楼工程，建筑面积153000m2,地下2层，地上30层，建筑物总高度136.6m，地下 钢筋混凝土结构，地上型钢混凝土组合结构，基础埋深8.4m。
施工单位项目经理根据《建设工程项目管理规范》( GB/T 50326—2006 )，主持编制了项目管理实施规划，包括工程概况、组织方案、技术方案、风险管理计划、项目沟通管理 计划、项目收尾管理计划、项目现场平面布置图、项目目标控制措施、技术经济指标等十 六项内容。
风险管理计划中将基坑土方开挖施工作为风险管理的重点之一，评估其施工时发生基 坑坍塌的概率为中等，且风险发生后将造成重大损失。为此，项目经理部组织建立了风险 管理体系，指派项目技术部门主管风险管理工作。
项目经理指派项目技术负责人组织编制了项目沟通计划。该计划中明确项目经理部与 内部作业层之间依据《项目管理目标责任书》进行沟通和协调；外部沟通可采用电话、传 真、协商会等方式进行；当出现矛盾和冲突时，应借助政府、社会、中介机构等各种力量 来解决问题。
工程进入地上结构施工阶段，现场晚上11点后不再进行土建作业，但安排了钢结构焊 接连续作业。由于受城市交通管制，运输材料、构件的车辆均在凌晨3～6点之间,进出现 场。项目经理部未办理夜间施工许可证。附近居民投诉:夜间噪声过大，光线刺眼，且不 知晓当日施工安排。项目经理派安全员接待了来访人员。之后，项目经理部向政府环境保 ,部门进行了申报登记，并委托某专业公司进行了噪声检测。
项收尾阶段，项目经理部依据项目收尾管理计划，开展各项工作。
指出上述项目沟通管理计划中的不妥之处，说明正确做法。外部沟通还有哪些常见 方式?